Rutinebeskrivelse for		Innkjøp som tar hensyn til klima, miljø og arbeidsmiljø, kriterienummer 2167
Aktuell lov og forskrift
Dato siste revisjon		19.12.23
Kvalitetssystem		eHåndbok
Versjon		01
Ansvarlig		Direktør
Generell informasjon		NKB skal ha rutiner som tar hensyn til klima, miljø og arbeidsmiljø ved innkjøp. Innkjøpsrutinene skal minimum omfatte virksomhetens vesentlige innkjøp av varer og tjenester. Virksomheten skal vise til praksis på hvordan rutinen brukes.

Relevante bærekraftsmål #

Hovedmål 13 – Stoppe klimaendringene

Delmål 8.4 – Til og med 2030 gradvis å bedre utnyttelsen av globale ressurser innenfor forbruk og produksjon, og arbeide for å oppheve koblingen mellom økonomisk vekst og miljøødeleggelser, i samsvar med det tiårige handlingsprogrammet for bærekraftig forbruk og produksjon, der de utviklede landene går foran.

Delmål 12.6 – Stimulere selskaper, særlig store og flernasjonale selskaper, til å ta i bruk bærekraftige metoder og integrere informasjon om egen bærekraft i sine rapporteringsrutiner

Mål for innkjøp i NKB #

NKB arbeider kontinuerlig med å redusere sine negative og forsterke sine positive påvirkninger på klima, miljø og arbeidsmiljø. Mål og tiltak reflekteres i miljøpåvirkningen som er oppsummert i 2156 AKTIVITETER I NKB. 

NKB har få aktiviteter og aktivitetene er lite komplekse. Målene er også relatert til våre mål for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. 

Mål 1: Redusere antall flyreiser #

Innkjøpsrutinen for NKB skal sikre at våre mål for bærekraftige innkjøp følges opp i den enkelte anskaffelsen. 

Sjekkliste innkjøp #

2. Planlegging av innkjøp #

2.1 Behovsanalyse #

For å sikre at et innkjøp treffer behov for NKB, skal det gjøres en behovsanalyse. Behovsanalysen skal avdekke behov uten å tenke på den endelige løsningen.

Ved alle innkjøp skal vi gå gjennom sjekklisten under for å analysere behovene vi har

• Hva er behovet? 
• Hva skjer hvis behovet ikke dekkes?
• Hvordan kan behovet dekkes? Eksisterer det måter å dekke behovet på som virksomheten ikke har forsøkt tidligere?
• Finnes varen/tjenesten andre steder i bedriften? Eventuelt noe lignende?
• Kan behovet dekkes av ombruk, reparasjon eller samarbeid med andre?
• Kan vi bruke noe som andre ikke lenger trenger? Eksempel: Noe som anses for å være avfall i en virksomhet kan brukes som viktig en ressurs hos andre virksomheter
• Kan vi leie/lease en tilsvarende vare/tjeneste? Eksempel: PCer, biler eller deling av utslippsfrie kjøretøy med andre
• Kan fysiske varer erstattes med digitale produkter eller tjenester?
• Kan vi kjøpe det brukt?
• Hvordan unngår vi å kjøpe mer enn nødvendig?

2.2 Krav til varer/tjenester og leverandører #

Når behovene til et innkjøp er kartlagt, er det viktig å tenke gjennom hvilke krav man ønsker å stille til varen/tjenesten og til leverandører. Kravene er avhengig av hvilke mål virksomheten har satt seg. Konkrete spørsmål knyttet til innkjøp:

• Hvilke kostnader vil varen ha i sin levetid utover innkjøpskostnad?
  • Hvilke krav skal vi stille til kvalitet/holdbarhet?
  • Kan varen repareres? Finnes det reservedeler?
  • Hvordan kan levetiden til varen forlenges?
  • Hvordan kan varen vedlikeholdes?
  • Er det mulig å inngå vedlikeholdsavtaler?
  • Er varen designet for gjenvinning? Kan de enkelte komponentene skilles fra hverandre etter bruk, slik at de helt eller delvis kan ombrukes/ resirkuleres?
• Hvilke konkrete krav for miljø og sosial bærekraft skal vi stille til varer og tjenester (materialer, produksjonsmåter, mm)
• Hvilke krav stilles til transport av varer og tjenester?
• Er varen produsert av gjenvunnet materiale?
• Har varen et tredjepartssertifisert miljømerke eller er sertifisert med en sosial merkeordning?
• Emballasje: Kan varen leveres uten emballasje, minimalt emballert, innpakket i ombruk eller i gjenvunnet materiale?

Konkrete spørsmål knyttet til leverandør:

• Har leverandør tredjepartssertifisert miljøledelsessystem (Miljøfyrtårn, ISO 14001 eller EMAS)?
• Følger leverandørene andre miljø- eller bærekraftsstandarder?
• Kan vi bruke lokale leverandører?
• Om det ikke finnes tredjepartsertifiserte leverandører: Har leverandøren rutiner for å sikre kvalitet og miljøkrav i det etterspurte området?
• Tilbyr leverandørene produkter/materialer lagt av gjenvunnet material?  Det vil legge til rette for sirkulære markeder der ressurser brukes på nytt flere ganger.

3. Kommunikasjon med leverandører #

For å kunne følge opp innkjøpsmålene med forbedringer i praksis er det viktig å kommunisere godt med leverandører. Tydelige krav og forventninger skaper forutsigbarhet slik at leverandørene kan omstille sine varer og tjenester.  Å behandle sine leverandører som partnere og ha en dialog om mulige løsninger vil kunne gi både miljøgevinst og bedre løsninger.

Før avgjørelse om innkjøp skal vi være i dialog med leverandører for å sikre at miljøkrav følges gjennom hele innkjøpsprosessen (innkjøpsfase, kontraktsfase og oppfølgingsfase).

4. Kontraktsinngåelse og oppfølging av kontrakten #

Gjennom kontraktsinngåelse og oppfølging av kontrakten sikre vi at de inngåtte miljøhensynene er oppfylt.

Før kontraktsinngåelse skal vi se gjennom følgende:

• Pass på at miljøhensyn, samt ivaretakelse av sosialt ansvar er definert i kontrakten, samt sikre sanksjoner/rettigheter ved brudd på avtalen.
• Ved inngåelse av nye sentrale innkjøpsavtaler som gjelder over flere år, skal det vurderes å inkludere krav om at leverandøren innen ett til to år etter kontraktsinngåelse skal være miljøsertifisert gjennom en av de offisielle miljøsertifiseringsordningene (Miljøfyrtårn, ISO-14001 eller EMAS).
• Er det en god dialog med leverandører underveis?
• Sjekkes underveis at miljøkravene definert i kontrakten blir overholdt.
• Vurder sanksjoner dersom inngåtte miljøkrav ikke følges opp av leverandøren.

5. Lær av prosessen #

Gjennom å lære av gjennomførte innkjøpsprosesser kan framtidens innkjøp bli mer bærekraftig og lønnsomt. Derfor er det viktig å jevnlig vurdere gjennomførte innkjøp og evaluere deres miljøeffekter.

Evalueringen kan gjøres ved å:

• Oversikt over varer og tjenester som er kjøpt inn
• Oversikt over leverandører
• Evaluere hvordan prosessene har vært og hva som kan gjøres annerledes i framtidige innkjøp:
  • Har innkjøpsrutinen blitt brukt i innkjøpsprosessene?
• • Har bruk av innkjøpsrutinen ført til endringer?
• • Har vi oppnådd våre mål i innkjøpene som ble gjennomført?
• Revidere innkjøpsrutinen og oppdatere styrende dokumenter.