K02 Personvern

9 min read

Tydeliggjøring av noen ord og begreper

Først vil vi klargjøre hvordan noen ord og begreper brukes i denne erklæringen.

Vi har vårt hovedkontor i Eineråsen 25 i Lillesand. Selskapet er et aksjeselskap (Norsk kompetansebygging AS, organisasjonsnummer 985 977 895). Norsk kompetansebygging (NKB) tilbyr bemanningstjenester og konsulenttjenester.

For å utføre våre aktiviteter bruker NKB flere IT-systemer, herunder en selvbetjeningsportal hvor ansatte/kandidater kan registrere egne opplysninger.

Hvilke personopplysninger innhenter og behandler selskapet?

Personopplysninger Selskapet normalt samler inn, inkluderer, men er ikke begrenset til,

ditt navn, fødselsdato og bosted, kontaktdetaljer og kvalifikasjoner (utdanning, kurs og arbeidserfaring, HPR), og all annen informasjon som du selv har oppgitt i CV-en eller resyméet ditt.
hvis du kontakter oss, vil vi beholde dokumentasjon relatert til den korrespondansen;
vi vil også gjøre de vurderingene som er nødvendige i forbindelse med rekrutteringsprosessen, dette vil kreve at innsendte data blir behandlet og resultatet av våre vurderinger vil bli dokumentert i vårt rekrutteringssystem;
tilbakemelding om deg fra våre ansatte og tredjeparter som du jobber med eller for; tilbakemelding du gir om andre;
vi samler også inn informasjon om hvordan den enkelte bruker våre systemer, inkludert (men ikke begrenset til) IP- adresse, nettleser, tidsstempel, plassering, landtrafikkdata, posisjonsdata, nettdagbøker og annen kommunikasjonsdata og ressursene du får tilgang til. Denne informasjonen vil gjøre våre systemer enklere å bruke i fremtiden;
når du begynner å jobbe for selskapet, vil vi også samle inn informasjon om;
- kjønn, nasjonalitet, kopi av ID-dokumenter, adresse og kopier av arbeidstillatelse, visum etc;lønnsinformasjon, som bankkontoinformasjon, personnummer, skattekoder, avgifter, lønn og fordeler du måtte ha, og eventuelle frivillige fradrag du ber oss om å trekke fra lønnen din (som medlemskontingent i fagforening);oversikt over deltakelse og tidsbruk på prosjekter, opplæring, kampanjer, undersøkelser og disiplinære saker;informasjon om bruk av våre IT-systemer og lokaler (inkludert CCTV og adgangssystemer);detaljer om dine pårørende og nærmeste slektninger;reiseinformasjon (reisedata, betalingskortinformasjon, passnummer, pådratte utgifter) i forbindelse med forhandling, planlegging og kjøp av alle reiserelaterte aktiviteter (for eksempel fly- og togbilletter, hotell og bilutleie) og refusjon av reiseutgifter;
detaljer om eventuelle funksjonshemninger og eventuelle tiltak vi tilrettelegger for deg på arbeidsplassen i den forbindelse;
bilder og videoer av deltakelse under opplæring eller lignende samlinger (på samlinger får du anledning til å be om ikke å bli filmet eller fotografert); og
i noen tilfeller vil vi også innhente sensitive personopplysninger når lover og regler gir slik mulighet (f.eks. data knyttet til din helsetilstand).

Hvorfor bruker vi personopplysninger om deg?

Selskapet samler inn og behandler personopplysninger:

For å gi deg den servicen du forventer å få, som å finne passende oppdrag , hjelpe deg med opplæring eller legge til rette for prosessen med å søke nye på nye muligheter. Dette inkluderere å informere deg om fremtidige arbeidsmuligheter via e-post, telefon, post og/eller andre kommunikasjonskanaler;
å videreutvikle og forbedre våre systemer/prosesser; dette skjer i forbindelse med nye IT-systemer og prosesser, slik at informasjon om deg vil bli brukt i testingen av de nye IT-systemene og prosessene der hvor dummy- data ikke fullt ut kan kopiere driften av hvordan det nye IT-systemet vil fungere;
å utføre studier og statistisk og analytisk forskning, for eksempel å sammenligne effektiviteten av vår plassering av medarbeidere mellom ulike forretningssektorer og geografiske områder, og forsøke å identifisere faktorer som påvirker eventuelle identifiserte forskjeller;
å overføre data til tredjeparter (se nedenfor);
om nødvendig, for å overholde rettslige forpliktelser;
når du begynner å jobbe for NKB, for å utføre våre plikter overfor deg som arbeidsgiver eller kunde (dersom du er leverandører); og
når du begynner å jobbe for NKB:
for å overholde arbeidsavtalen eller kontrakt om tjenester, og alle eventuelle andre kontrakter og bestemmelser som regulerer ansettelsesforholdet eller andre avtaleforhold med deg;
for å opprettholde og generelt forbedre forvaltningen av talenter (deriblant i forbindelse med arbeidsstyrkeanalyse);
for å utføre andre HR-aktiviteter (herunder administrasjon av arbeid, fraværshåndtering, opplæring/ledelse, kostnadsstyring og disiplinærsaker);
kontrollere overholdelse av interne retningslinjer og prosedyrer;
undersøke eller svare på hendelser og klager.
når det gjelder bilder eller videoer av opplæring, rapportere internt om at opplæringen har funnet sted og hva innholdet har vært (for eksempel i interne oppdateringer)

Hvorfor og på hvilket grunnlag bruker vi personopplysninger?

Vi er forpliktet til å ha et rettslig grunnlag for å kunne behandle opplysningene vi har om deg.

Rettslig grunnlag kan være:

Utføre en avtale eller ta skritt før en kontrakt inngås. Når du allerede jobber for eller er i en prosess for ansettelse gjennom gjennom NKB, er vår behandling av personopplysninger for de nevnte formålene basert på behandlingsgrunnlag som nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er en part i (formål 1 og 6-7 over).
Oppfylle rettslige forpliktelser. Noen ganger er behandlingen nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser (formål 6-7 over). Offentlige myndigheter, for eksempel skatte-, finans- eller datatilsynsmyndigheter, kan be om personopplysninger fra oss, og gi oss en rettslig forpliktelse til å oppgi informasjon om deg (f.eks forebygge eller avsløre et lovbrudd). Under disse omstendighetene blir vi ved lov tvunget til å oppgi dine opplysninger til myndighetene.
Ivareta våre berettigede interesser. Når behandling er nødvendig for å ivareta NKB berettigede interesser i utøvelsen av dets og dets ansattes grunnleggende rettigheter til å drive virksomhet på en måte som ikke urimelig påvirker dine interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter (formål 1-5 og 7 over). Når behandlingen er nødvendig av hensyn til NKB berettigede interesse, forsikrer vi oss om at behandlingen bare skjer når våre berettigede interesser oppveier dine interesser.

Behandling av personopplysningene dine utover disse grunnlagene, vil bare skje med ditt samtykke (et utvidet behandlingsgrunnlag).

Må du gi oss personopplysningene vi spør om?

Du er ikke forpliktet til å gi oss din personlige informasjon, men det vil ikke være mulig for oss å samarbeide med deg, eller tilby deg våre tjeneser, hvis du ikke gir oss et nødvendig minimum av opplysninger. Det kan også begrense tjenestene du kan motta fra oss dersom du i enkelte tilfeller velger å begrense den personlige informasjonen du gir oss.

Behandler vi informasjon om deg uten noen form for menneskelig innblanding?

Ja, noen ganger gjør vi det. Selskapet bruker automatiserte systemer/prosesser og automatisert beslutningstaking (som profilering) for å gi deg og kundene våre tjenestene dere etterspør. Når kundene våre for eksempel er på jakt etter kandidater for jobber, kan vi søke i kandidatlistene våre ved hjelp av automatiserte kriterier, for å utarbeide en såkalt «short-list» som sorterer på tilgjengelighet, ferdigheter, lønnskrav og i noen tilfeller tidligere tilbakemeldinger vi har mottatt fra kunder. Dette betyr at du noen ganger vil rangeres høyere enn andre, avhengig av hvordan disse faktorene samsvarer med kundenes behov.

Hvor lenge beholder vi dine personopplysninger?

Selskapet beholder personopplysninger om deg i et (3) år etter at du har registrert deg.

Har du deltatt i en rekrutteringsprosess og blitt vurdert til en konkret stilling vil selskapet beholde personopplysningene dine inntil 3 år for å kunne imøtegå ethvert spørsmål i relasjon til prosessen.

Selskapet kan (og i noen sammenhenger må vi, avhengig av typen data) beholde personopplysninger om deg i mange år etter at ansettelsesforholdet ditt er avsluttet. Normalt beholder vi opplysninger om skatt og finansiell informasjon (inkludert informasjon om lønn og data knyttet til utbetaling etc.) i 10 år, og andre personopplysninger i minst 4 år etter at arbeidsforholdet hos oss er avsluttet.

Vi beholder ikke sensitive personopplysninger lenger enn det er rimelig nødvendig.

Overfører vi personopplysninger til tredjeparter?

Som nevnt ovenfor blir personopplysninger om deg normalt gjort tilgjengelige for tredjeparter. Formålene med dette er beskrevet ovenfor og kan skje i følgende situasjoner:

Til våre leverandører og samarbeidsparter. Vi kan for eksempel engasjere en leverandør som utfører administrativt og operativt arbeid knyttet til våre relasjoner til deg. Leverandøren(e) vil være underlagt kontraktsmessige og andre juridiske forpliktelser for å sikre at opplysninger om deg holdes konfidensielle og for å respektere ditt personvern. Leverandøren (e) vil bare ha tilgang til opplysninger de trenger for å utføre sine oppgaver; de aktuelle leverandørene er typisk IT-leverandører (som drifter eller utfører support på våre IT-systemer, herunder informasjon om deg), selskaper som drifter lokaler (som sørger for sikkerheten i våre lokaler, og som derfor trenger informasjon om deg for å gi deg adgang til våre kontorlokaler), HR-relaterte leverandører (som arbeider med lønn eller goder på våre vegne, slik som kantinedrift), reiseleverandører (som administrerer eller organiserer reiser) eller økonomiadministrasjon og leverandører av regnskapstjenester (som kanskje trenger detaljer om medarbeidere og samarbeidspartnere for å kunne håndtere leverandørgjeld og kundefordringer).
Til våre kunder/potensielle arbeidsgivere: Vi deler personopplysningene dine med kundene våre som tilbyr jobber/oppdrag du kan være interessert i, eller som er interessert i profilen din. For kollegaer kan dette være aktuelt når du jobber on-site hos våre kunder De er underlagte konfidensialitetsforpliktelser når de behandler opplysninger om deg, i henhold til kontrakt og gjeldende regler;
Vi deler opplysninger om deg med offentlige myndigheter, politi, tilsynsmyndighetene eller andre offentlige etater dersom vi, etter eget skjønn, mener vi er rettslige forpliktet eller har myndighet til å gjøre det, eller det vil være forsvarlig å gjøre det; og
som del av due diligence i forbindelse med (eller gjennomføring av) en fusjon, et oppkjøp, bytte av tjenesteleverandør eller annen forretningstransaksjon, må vi kanskje oppgi opplysninger om deg til en potensiell selger eller kjøper, den nye tjenesteleverandøren og deres rådgivere.

Hvilke rettigheter har du?

Rett til innsyn i og kopi av dine personopplysninger
Du har rett til å be om bekreftelse på om vi behandler personopplysninger om deg. Gjør vi det, har du rett til innsyn i personopplysningene dine (eventuelt via portalen);og til visse opplysninger om hvordan de brukes. I noen tilfeller kan du be oss om elektroniske kopier av personopplysningene dine. Dersom det finnes en selvbetjeningsportal oppfordrer vi deg til å bruke portalen for innsyn og for å oppdatere personopplysningene dine dersom det trengs. I noen begrensede tilfeller har du også rett til å be om portabilitet av dine personopplysninger, som betyr at vi på din forespørsel vil gi dem til en tredjepart.
Rett til å få rettet personopplysninger om deg
Hvis personopplysningene vi har om deg, ikke er korrekte, kan du be om at informasjonen blir oppdatert eller på annen måte korrigert. Dersom det finnes selvbetjeningsportaler oppfordrer vi deg til å bruke disse, og selv oppdatere personopplysningene dine direkte.
Rett til å få data slettet / rett til å bli glemt
Hvis vi ikke må beholde eller behandle opplysningene av en eller annen grunn, kan du be om at vi stopper behandlingen eller sletter (noen eller alle) personopplysninger om deg. Slik rett er underlagt juridiske rettigheter eller forpliktelser vi måtte ha til å beholde disse opplysningene. Kommer vi fram til at din forespørsel kan imøtekommes, vil vi gjøre dette uten unødig forsinkelse. Husk at du ikke kan gjøre bruk av våre tjenester når dine opplysninger er slettet. I slike tilfeller må du registrere dine opplysninger på nytt.

Rett til å begrense behandlingen
Under visse omstendigheter har du rett til å begrense behandlingen av dine personopplysninger. Imidlertid kan slike begrensninger i behandlingen i noen tilfeller begrense hvilke tjenester du kan motta fra oss.
Rett til å protestere
Når selskapets behandling av personopplysningene dine er basert på selskapets legitime interesser (og ikke noe annet behandlingsgrunnlag), eller har tilknytning til direkte markedsføring, har du rett til å protestere mot at selskapet behandler opplysningen om deg med henvisning til din særskilte interesser.

Hvis du ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter, send oss en e-post på nkbpost@nkb.no.

Når du sender oss e-post for å gjøre bruk av dine rettigheter, vil selskapet be deg om å dokumentere din identitet før vi behandler forespørselen din.

Du har rett til å klage til ansvarlige datatilsynsmyndigheter der du bor eller jobber, eller der du mener det har oppstått et problem med dine personopplysninger.

Hvordan er datasikkerheten når jeg bruker NKB-systemer?

Du er selv ansvarlig for å oppbevare egne innloggingsdetaljer til portalen trygt, særlig passordet som vi har gitt deg eller som du har valgt selv. Disse påloggingsdetaljene er til eget bruk. Du skal ikke dele påloggingsdetaljene dine eller annen kontoinformasjon med noen andre.

Hvordan kan du kontakte oss?

Hvis du har spørsmål til eller har noe du ønsker å ta opp om personvernerklæringen, eller du ønsker mer informasjon om hvordan vi beskytter personopplysningene dine, en e-post på nkbpost@nkb.no.

Hvordan håndterer vi endringer i personvernerklæringen?

Innholdet i personvernerklæringen kan endre seg fra tid til annen. Vi vil informere om eventuelle vesentlige endringer i denne erklæringen på passende måte, enten på denne nettsiden eller ved å kontakte deg via andre kommunikasjonskanaler.